Varade inventuur ettevõttes puudutab kõiki inimesi, kellel on kokkupuude nii juhtimistegevuse kui ka finants- ja logistikategevusega. Inventuur annab kindlustunde juhtimis- ja finantstegevuses, et aruanded on õiged ja õiglased ning logistikategevuses, et tegelik laoseis vastab laosüsteemis näidatule.
Alati ei saa olla kindel, et süsteemides sisalduvad andmed on õiged. Erinevused tegelikkusega võivad olla mitmesugused. Inventuur on ettevõtte üks tähtsamaid sisekontrolli komponente.
Kui tihti teha inventuuri
Varade inventuur hõlmab varude, põhivarade ja bilansiväliste varade inventeerimist. Tavaliselt on ettevõtetes varude inventuur kõige ulatuslikum ettevõtmine, kuna kogused on suuremad ja ka väärtused võivad olla suuremad kui muudel varadel. Olenemata varast on inventuuri tegemise alused põhimõtteliselt samad. Kuna varude inventuur on kõige ulatuslikum, kirjeldame seda protsessi lähemalt.
Sõltuvalt sellest, kui suured on kogused, tuleks inventuur korraldada kas igas kuus (sellisel juhul pisteliselt), kvartalis või kord poolaastas, kuid igal juhul tuleb inventuur teha kord aastas majandusaasta lõppedes. Raamatupidamise seadus ütleb, et majandusaasta aruande koostamisel tuleb inventeerida raamatupidamiskohustuslase kõik varad ja kohustused ning hinnata nende varade ja kohustuste väärtusi. Sellega saab kindlustada, et majandusaasta aruanne on õige ja õiglane.
Kui erinevused tegelikkuse ja süsteemis kajastatavate andmete vahel on ulatuslikud, tuleb inventuuri teha tihedamini, et välja selgitada erinevuste põhjused. Kui ei esine erinevusi või erinevused ei ole olulised, piisab pooleaastasest või aastasest inventuurist. Alustav ettevõte võiks teostada inventuure esialgu sagedamini saamaks kindlustunde, et sisekontroll on korras. Inventuur tuleb kindlasti teha, kui muutub vastutav isik.
Inventuuri ettevalmistamine
Varade inventuuri ettevalmistamise hulka kuulub inventeerimiskomisjoni koosseisu määramine ja laoala korrastamine. Kui ettevõtte tegevjuht või finantsdirektor kuulutab oma käskkirjaga välja laoinventuuri, määratakse ka inventeerimiskomisjon. See peaks olema vähemalt kolmeliikmeline, kuhu kuuluvad näiteks raamatupidaja, kindlasti vara eest materiaalselt vastutav töötaja ning veel üks erapooletu töötaja. Kui kogused ei ole suured, võivad inventuuri korraldada ka raamatupidaja ja materiaalselt vastutav töötaja. Käskkiri tuleks väljastada piisavalt vara, et inventeerimiskomisjonil oleks aega inventuuri ette valmistada ja lao eest vastutav isik saaks lao korrastada.
Laoala korrastamine tagab inventuuri süsteemse ja korrektse toimumise. Kui ladu on segamini, on inventuuri tegemine oluliselt raskendatud ning võib tekkida lugemise ja arvutuse vigu. Samuti peaks varud olema korralikult märgistatud ja paigutatud õigetesse gruppidesse, et need oleks kergesti märgatavad ja loetavad.
Inventuuri tegemine
Kui võimalik tuleks inventuur teha töövälisel ajal, kui laos liikumisi ei ole. Enne inventuuri tuleks ka kindlustada, et kogu väljaminev kaup on laost välja läinud ja arveldatud ning samuti, et kogu sissetulev kaup on lattu sisse registreeritud ja arveldatud, st et periodiseerimine on õige.
Kui õige periodiseerimine on tagatud, võtab inventeerimiskomisjon laosüsteemist välja inventeerimisnimekirjad, mis nummerdatakse, kui seda ei ole infosüsteem automaatselt teinud. Tavaliselt sisaldavad need nimekirjad kõiki artikleid, mis on laos hetkeseisuga olemas, ning nende koguseid. Erinevate sisseostuhindade puhul võib ühel artiklil esineda mitu rida, sellisel juhul registreeritakse laost välja see artikkel, mis on kõige kauem laos olnud ( FIFO-meetod).
Niisiis võib laoinventuur alata. Alustades inventuuriga tuleb üle vaadata ja veenduda, et laoala on nii kvantitatiivselt kui ka kvalitatiivselt kindlustatud, laoalale puudub juurdepääs kõrvalistel isikutel. Peab olema kindlustatud, et iga artikli lattu sisseviimine ja laost väljavõtmine on laosüsteemist läbi kantud. Laoala peab kindlustama varude säilimise.
Inventuuri käigus peaks kindlasti ka üle kontrollima, et laoväärtused on kaetud ettevõtte kindlustusega, st et ladu ei oleks kindlustuspoliisis alaväärtustatud. Kõigi nende ülesannetega peab tegelema materiaalselt vastutav töötaja.
Laoartiklite lugemisel võivad inventeerimiskomisjoni liikmed jaotada ülesanded nõnda, et raamatupidajal on inventeerimisnimekirjad artiklite kogustega ja tema kirjutab nende koguste kõrvale need tulemused, mida inventuur annab. Artiklite lugeja võib olla materiaalselt vastutav töötaja ning kolmas isik kontrollib, et lugeja loeb õigesti ja et õige kogus kantakse nimekirjadesse. Sissekandmine nimekirjadesse tuleb teha niisuguse kirjavahendiga, et sissekannet ei saa muuta.
Artiklite lugemisel tuleb kinni pidada sellest, et lugemine toimub süsteemselt, st alustatakse ühest lao nurgast ja jõutakse välja teise nurka. Mingisugust nn ülehüppamist ei tohiks ette tulla. Kui juhtub, et üks artikkel on laopinnal mitmes kohas, ei tohiks inventuuri ajal teha hüppeid teise kohta, et leida veel sama artiklit. Artiklite lugemine jätkub süsteemselt ja jooksvalt ning need artiklid, mis asuvad mitmes kohas, tuleb lugeda siis, kui nendeni jõutakse. See tähendab, et inventuurilehele tuleb nende artiklite kogused märkida mitu korda ja lõpuks kõik kogused liita.
Veel peaks inventeerimiskomisjon pöörama tähelepanu kaupade elueale, st kas mõned artiklid on laos seisnud juba pikemat aega ning nende realiseerimisaeg on möödas, mistõttu tuleks vastavad read kas laohinnas vähendada või hoopis maha kanda. Üks kauba seismajäämise põhjusi võib olla, et nii turule kui ka lattu on tulnud uued artiklid, mis asendavad vanu, või et allesolevaid artikleid ei ole enam turul üldse kasutuses. Teine põhjus võib olla, et artiklid on mingil põhjusel ja moel kahjustatud ning tuleb laost maha kanda.
Inventuuri kokkuvõtted
Kui inventuur on lõpetatud, tuleb teha kokkuvõtteid. Kui inventeerimisnimekirjades esineb kogustes võrreldes tegelikkusega olulisi erinevusi, tuleb need erinevused välja selgitada koos materiaalselt vastutava töötajaga ja kirjutada sellest inventeerimiskomisjoni protokollis. Kui erinevused on väiksed ja koosnevad nii puudu- kui ka ülejääkidest, võib need erinevused lihtsalt parandada, kuna suure tõenäosusega võib olla tegemist kauba sisse- ja väljakannete valesti registreerimisega.
Inventeerimiskomisjoni protokoll, mille allkirjastavad kõik komisjoni liikmed, säilitatakse ja koopia sellest edastatakse lao eest vastutavale isikule, kes teeb laoprogrammis inventuuri kuupäevaga vajalikud parandused. Pärast seda võetakse laosüsteemist välja täielik laonimekiri koos kogu laoväärtusega, mis edastatakse raamatupidamisse, kus tehakse vajalikud raamatupidamislikud parandused.
Nagu alguses sai nimetatud toimub põhivarade ja bilansiväliste varade inventeerimine samade põhimõtete alustel.
